Das Setting eines World Cafés ist sehr informell. Leitidee ist die entspannte Atmosphäre eines Straßencafés, in dem sich Menschen zwanglos unterhalten. Die Teilnehmer sitzen an kleinen Tischen, an denen jeweils vier bis fünf Menschen Platz finden können. Die zwanglose Atmosphäre und die kleinen Gruppen bewirken, dass die Teilnehmer beginnen, sich für einander zu interessieren und sich wirklich zuzuhören. Sie verteidigen keine Positionen, sondern lassen sich auf ihr Gegenüber ein.
Ein World Café dient dazu, viele Gespräch mit unterschiedlichen Menschen zu führen, die ein gemeinsames Thema haben. Es geht um eine Frage oder um eine aufeinander abgestimmte Sequenz von Fragen. Das World Café macht die neu gefundenen Erkenntnisse und Ideen der Teilnehmer auf diese Fragen sichtbar. Auch wenn es in der Regel nicht darum geht, Maßnahmen zu erarbeiten, sieht doch jeder Beteiligte neue Handlungsmöglichkeiten für sich und die Organisation, die er vorher nicht gesehen hatte.
Ein World Café ist sinnvoll, wenn das Wissen und die Intelligenz vieler für ein komplexes Thema genutzt werden sollen, außergewöhnliche Lösungen zu einem Thema gefunden werden sollen, man will, dass “alle mit allen reden” und “alle zusammen denken”, die Sicht aller zu einem Thema oder einer Frage deutlich werden soll, oder der Input eines Redners in einer Gruppe sinnvoll verarbeitet werden soll.
